문서 작성 잘 하기 - 중요 원칙

문서 작성 시 중요 원칙

안녕하세요

이번에는 보고서와 회의 결과 보고서 잘 쓰기 완료에 따라 문서 작성 시 도움이 되는 몇 가지 주의할 점에 대하여 정리해 보겠습니다.

 

문서 작성은 경험치가 필요한 업무이긴 합니다. 그러나 중요 내용을 형식에 맞추어 명확하게 기술하다 보면 어느새 문서 작성 역량이 단계가 UPGRADE된 본인을 발견할 수 있을 겁니다.

 

그럼 문서 작성 시 주의할 점에 대하여 알아 보겠습니다.

O 핵심 / 중요 내용을 먼저 기술하세요 (두괄식)

  : 예를 들면 기안문 작성 시 1안 / 2안 비용 검토를 했는데 1안이 더 저렴하고 효율적이라면 그 내용을 먼저 기술합니다.

    예) * 1안 / 2안 비용 검토 내역 : 1안이 4백만원 저렴하며, 작업 기간도 5일 짧음

         - 1안 비용 검토 내역 : ~~~~~

         - 2안 비용 검토 내역 : ~~~~~

상급자나 관리자의 인내심을 시험(?)하실 필요는 없습니다. 그리고 상급자나 관리자는 여러분이 생각(?)하는 것보다 바쁩니다. 여러분이 상급자나 관리자의 시간을 절약하게 해준다면 여러분도 같은 대우를 받을 것입니다. 

O 문장을 간결하고 명확하게 기술하세요

  : 문서를 작성하면서 문장을 만들어가는 과정은 사실 연습이 필요합니다. ~~ 하면, ~~하고 ~~ 해서와 같이 문장이 길어지면 상급자나 관리자의 집중도 수치는 바로 하락합니다. 긴 문장을 간결한 문장으로 만드는 연습이 필요합니다. 일필휘지로 한번에 쓱(?) 써 내려가는 것은 불가능하다고 생각하시고 하고 싶은 문장을 작성한 후에 간결하게 끊는 연습을 하세요. 문서 작성 시 만연체가 만연하면 안됩니다. (?) 

O 약어 사용하기 전에 반드시 약어 내용을 기재해 주세요

  : 예를 들어 ASAP이라는 약어가 해당 문서에 여러 번 기재된다면, "As Soon As Possible (이후 ASAP이라 표시)"와 같이 기재해 주세요. 문서 작성 시 가장 많이 듣는 이야기는 "문서를 초등학생이 읽어도 이해할 수 있도록 작성하세요"입니다. 사실 초등학생이 읽으면 이해하기 힘들겠죠(?), 그 정도로 쉽게 작성해라 뭐 이런 뜻으로 이해해 주세요. 상급자나 관리자가 당신이 하는 업무를 잘 이해한다고 해도, 해당 업무의 약어와 새로 생긴 용어를 다 이해하기는 어렵습니다. "이 정도는 알겠지 보다는, 나도 혼란스러워서 설명해 놓는다"는 생각으로 작성해 주세요. 작성한 문서를 가지고 관리자가 경영층에 보고하는 경우도 생각해 주세요. 관리자가 약어를 모르면 엄청 민망합니다. 

O 시간 혹은 비용과 같은 수치를 이용하세요

   : 향후 기안서에 대하여 살펴볼 예정인데요, 기안서 작성 시에도, 보고서 작성 시에도 시간과 비용이라는 중요한 KEYWORD를 놓치지 마세요. 문서 작성 시 구구절절하게 장점 / 단점을 서술하는 것 보다 "추가 비용 000만원 발생", "작업 기간 00일 추가 소요"와 같은 내용을 사용하면 해당 문서에 대한 신뢰도는 매우 향상될 것입니다. 시간과 비용으로 나타내기 어려운 내용인 경우는 해당 내용을 점수화 시켜서 기재하는 것도 방법입니다. 예) "고객 만족도 00점" 

O 문서 작성자의 의견을 문서에 서술하세요

  : "실무자는 문서로 말한다"는 이야기가 있습니다. 실무자의 의도 / 의견을 문서 작성 시 기재하여, 해당 기안서 혹은 보고서 결재 절차가 해당 업무의 방향성을 상급자나 관리자에게 승인 받는 과정으로 만드는 것이 바람직합니다. 실무자의 의견을 별도 항목으로 만들 수도 있지만 "기타" 혹은 "참고사항" 등에 살짝(?) 기재하는 것도 방법입니다. 예를 들면 " 5. 기타" 항목에 " - 1 / 2 안 비용 비교 내역에 따라 1안 운영이 바람직할 것으로 사료됨"과 같이 기재하면 문서 작성자의 의도가 충분이 전달됩니다.

O 문서 항목 표시 순서

  : 첫째 항목 1. 2. 3. 4. // 둘째 항목 가. 나. 다. 라. // 셋째 항목 1) 2) 3) // 넷째 항목 가) 나) 다) // 다섯째 항목 (1) (2) (3) // 여섯째 항목 (가) (나) (다) // 일곱째 항목 ① ② ③ ④ // 여덟째 항목 ㉮ ㉯ ㉰ ㉱

 

오늘은 문서 작성 시 도움이 될 만한 중요 원칙을 정리해 봤습니다.

문서 작성 시 도움이 되길 바라겠습니다.

 

감사합니다.